Les systèmes d'évaluation des performances du personnel basés sur les KPI gagnent de plus en plus en popularité en Russie. Les principaux avantages de tels mécanismes résident dans le reflet rationnel des activités des entreprises.
KPI: qu'est-ce que c'est
KPI (KPIs) est une abréviation anglaise pour « indicateurs de performance clés », en russe on l'appelle KPIs – indicateurs de performance clés (parfois paramètres). Mais dans le son étranger original, il est utilisé comme norme. KPI est un système qui vous permet d'évaluer la performance des employés de l'entreprise afin d'atteindre des objectifs (stratégiques et tactiques).
Les "indicateurs clés" permettent à l'entreprise d'analyser la qualité de sa structure, le potentiel de résolution des problèmes. Sur la base de KPI, un système de gestion des objectifs est également formé. C'est le facteur le plus important: s'il n'y a aucun signe de ciblage des indicateurs de performance, alors il n'y a rien à appliquer aux « indicateurs clés ». Management par objectifs et KPI sont donc deux phénomènes interdépendants. La première consiste, tout d'abord, à prévoir les résultats des travaux, ainsi qu'à planifier comment ces résultats seront atteints.
Qui a trouvé le KPI ?
L'histoire ne donne cependant pas de réponse univoque à cette questionvous pouvez voir comment la direction mondiale a compris les KPI, ce qu'ils sont et pourquoi ils sont utiles. À la fin du 19e et au début du 20e siècle, le sociologue Max Weber a déterminé qu'il existe deux manières d'évaluer le travail des employés: la soi-disant "sultane" et la méritocratique. Selon le premier, le patron («sultan») évalue à sa discrétion dans quelle mesure une personne s'acquitte de ses fonctions. Le début rationnel joue ici un rôle secondaire, l'essentiel est une perception purement émotionnelle du travail d'un subordonné.
La méthode méritocratique consiste à évaluer les résultats du travail par des réalisations réelles, avec l'implication de mécanismes de mesure objectifs. Cette approche a été adaptée par les théoriciens de la gestion dans les pays occidentaux et s'est progressivement cristallisée dans ce que nous appelons le système KPI. Les travaux de Peter Drucker, considéré comme ayant fait de la gestion une discipline scientifique, ont joué un rôle important dans la systématisation de l'évaluation rationnelle des performances du personnel. Les concepts du scientifique énoncent directement qu'il existe des objectifs, mais il existe une évaluation du degré de leur réalisation par le biais d'indicateurs de performance clés.
Avantages KPI
Le principal aspect positif du système KPI est la présence d'un mécanisme d'évaluation du travail et du travail de l'entreprise dans son ensemble qui est transparent pour tous les employés de l'entreprise. Cela permet aux autorités d'évaluer les performances de toutes les structures subordonnées en temps réel, de prévoir comment les tâches seront résolues et les objectifs atteints. Le prochain avantage de KPI est que la direction dispose d'un outil pour ajuster le travail des subordonnés si les résultats actuels sont à la traînede prévu.
Si, par exemple, la mesure de la performance au premier semestre révèle que certains paramètres de performance ne sont pas assez élevés, des ateliers sont organisés pour identifier les raisons et encourager les employés à mieux performer après les six prochains mois. Un autre aspect positif du KPI est le retour d'information entre le spécialiste et le manager. Le premier recevra non seulement des instructions et des tatillons parfois apparemment biaisés, mais des commentaires fondés, le second améliorera les performances en précisant les erreurs et les lacunes dans le travail effectué par le subordonné.
KPI cons
Les résultats des évaluations dans le cadre des KPI (indicateurs de performance en tant que tels) peuvent être interprétés de manière incorrecte, et c'est le principal inconvénient de ce système. En règle générale, la probabilité d'apparition d'un tel problème est d'autant plus faible que l'on accorde plus d'attention au stade de la formation des critères d'évaluation des paramètres de performance. Un autre inconvénient de KPI est que les entreprises devront dépenser beaucoup de ressources pour mettre en œuvre ce système (calculées, en règle générale, en temps, en main-d'œuvre et en finances). Il s'agit bien sûr de travailler sur les paramètres clés de l'efficacité du bon niveau d'élaboration. Il est possible qu'il soit nécessaire de procéder à une reconversion à grande échelle des employés: spécialistes - en vue de l'évolution des tâches, et donc des conditions de travail, tandis que la direction devra maîtriser de nouvelles méthodes d'évaluation du travail des subordonnés. L'entreprise n'est peut-être pas prête à donner à l'équipe plus de temps pour maîtriserinnovations.
Détails de la mise en œuvre des KPI
La tâche principale lors de la mise en œuvre d'un système KPI ("à partir de zéro") est d'empêcher les attitudes négatives à son égard de la part des employés. Par conséquent, la direction de l'entreprise doit transmettre clairement le sens et les avantages pratiques des innovations à chacun des subordonnés, dont le travail est soumis à une évaluation ultérieure de l'efficacité. La meilleure méthode ici, selon certains experts du domaine des RH, est une présentation individuelle, une explication à des spécialistes dans des postes spécifiques: KPI - quels sont-ils et pourquoi mettre en œuvre ce système dans une entreprise.
Ce serait une erreur d'imposer inconditionnellement des paramètres d'efficacité par arrêté, mais la démarche nécessaire est un appel des plus hauts responsables de l'entreprise. Si, par exemple, un supérieur hiérarchique informe les subordonnés de son service de la mise en œuvre imminente de KPI, cette information doit également être confirmée par le PDG. Le spécialiste doit comprendre que le système d'indicateurs clés de performance n'est pas une invention du patron, mais un élément de la politique stratégique de toute l'entreprise.
Moment optimal pour la mise en œuvre des KPI
Il y a une opinion parmi les experts que les indicateurs KPI, si nous parlons d'un système, devraient être mis en œuvre simultanément à tous les niveaux de gestion de l'entreprise - des spécialistes ordinaires aux cadres supérieurs. Selon ce point de vue, le calendrier de mise en œuvre des indicateurs clés de performance ne peut pas être prolongé dans le temps: le système commence à fonctionner immédiatement. La seule question est de savoir comment choisir de manière optimale le moment de son lancement. Il y a un point de vue qu'il suffit de notifieremployés sur le démarrage du KPI dans environ trois mois. Cela suffit pour que le personnel de l'entreprise étudie les spécificités de la future évaluation de l'efficacité de leur travail.
Il y a aussi la thèse selon laquelle, pendant un certain temps, les KPI peuvent fonctionner en parallèle avec le système de paiement précédent. Selon le degré de libéralisme des autorités, le salarié pourra choisir selon quel régime il sera rémunéré. Vous pouvez complètement motiver une personne à travailler selon le nouveau KPI par le biais de primes et de bonus, les conditions de réception qui seront clairement énoncées dans les paramètres clés.
Étapes de création d'un système KPI
En effet, à ce titre, la mise en place des mécanismes KPI est précédée de plusieurs étapes de travaux préparatoires. Premièrement, c'est la période associée à la formulation des objectifs stratégiques qui sont fixés pour l'entreprise. Dans le cadre d'une même étape de travail, le concept général est découpé en axes tactiques dont il s'agit de mesurer l'efficacité. Deuxièmement, c'est le développement d'indicateurs clés de performance, la définition de leur essence. Troisièmement, il s'agit d'un travail sur la répartition des pouvoirs officiels liés à la mise en œuvre du système, de sorte que chaque responsable pose une question du type "KPI - qu'est-ce que c'est ?"
Ainsi, tous les indicateurs seront attribués à des individus spécifiques (divisions) de l'entreprise. Quatrièmement, les processus opérationnels actuels peuvent devoir être ajustés (si la stratégie mise à jour l'exige). Cinquièmement, c'est le développement d'un nouveau système de motivationemployés, en créant des formules de paie basées sur de nouveaux critères. Après avoir terminé toutes les procédures spécifiées, vous pouvez démarrer le système KPI.
Exigences KPI
Comme mentionné ci-dessus, les KPI sont des indicateurs de performance clés qui sont inextricablement liés aux objectifs de l'entreprise. La qualité du développement du ciblage est la principale exigence du système KPI. Les objectifs peuvent être formés selon différents principes, mais l'un des plus populaires dans l'environnement RH est le concept SMART. Signifie "spécifique" (spécifique), "mesurable" (mesurable), "réalisable" (réalisable), "pertinent par rapport au résultat" (pertinent), "limité dans le temps" (limité dans le temps), et, par conséquent, donnant KPI élaborés et de qualité.
Exemples d'objectifs répondant à ces critères: "ouvrir autant de points de vente (mesurables) (spécifiques) dans une ville (pertinente) au cours du premier trimestre (limité dans le temps)", ou "vendre autant de billets d'avion à tel et un tel pays en trois semaines. Chaque objectif doit être divisé en tâches, qui, à leur tour, sont réduites au niveau des KPI personnels (pour les employés ou les départements). Le nombre optimal, selon certains experts, est de 6 à 8.
Automatisation des KPI
L'infrastructure technologique est l'un des facteurs de réussite de la mise en œuvre des KPI. Étant donné que les indicateurs de performance clés sont un ensemble d'indicateurs rationnels, un ordinateur fera un très bon travail avec eux. Il existe de nombreuses solutions logicielles pour gérer les KPI. Les possibilités disponibles dans de telles distributions sont assez étendues. Premièrement, c'est pratiqueprésentation d'informations (sous forme de graphiques, d'analyses, de documentation) sur les processus associés aux KPI. Qu'est-ce que ça donne ? Principalement, l'unité de perception des données, réduisant la probabilité d'une mauvaise interprétation des chiffres. Deuxièmement, c'est l'automatisation de la collecte et du calcul des indicateurs de performance. Troisièmement, il s'agit d'une analyse multidimensionnelle (avec de très gros volumes de chiffres), qui sera difficile à réaliser pour une personne sans programme. Quatrièmement (en présence d'une infrastructure de réseau), c'est l'échange d'informations entre les employés individuels et la mise en place de canaux de rétroaction « patron-subordonné ».
