Outlook client and mail est l'un des nombreux programmes et services créés par Microsoft. Ils offrent aux utilisateurs la possibilité d'envoyer, de recevoir des e-mails et d'organiser leur journée de travail à l'aide d'un organisateur intégré. Afin de tirer le meilleur parti de toutes les fonctions intégrées dans le programme, il doit être configuré.
Ajouter une boîte aux lettres à Outlook 2007
C'est le paramètre le plus important du programme de messagerie car il est inutile sans un e-mail connecté. Pour configurer Outlook comme il se doit, vous devez suivre l'algorithme suivant:
- Sélectionnez "Service" dans la barre de menu.
- Dans le menu déroulant, cliquez sur le sous-élément "Paramètres du compte".
- Dans l'onglet "E-mail", cliquez sur le bouton "Créer…".
- Dans la fenêtre "Ajouter un compte", entrez le login et le mot de passe de la boîte aux lettres enregistrée sur Hotmail.
- Pour configurer l'accès aux autres serveurs de messageriecochez la case à côté de la ligne "Configurer manuellement …" et cliquez sur "Suivant".
- Sélectionnez "E-mail Internet".
- Remplissez toutes les lignes, sélectionnez le protocole pour les messages entrants.
- Cliquez sur le bouton "Plus de paramètres".
- Dans le troisième onglet, cochez la case à côté de "Le serveur SMTP nécessite …".
- Dans le dernier onglet, entrez les numéros de port et le type de cryptage SSL ou TSL utilisé.
- Cliquez sur le bouton "Vérifier le compte" pour vérifier si les paramètres sont corrects.
- Cliquez sur "Suivant" et "Terminer" pour terminer la configuration.
Créer des signatures pour les messages
Cette option vous permet d'insérer n'importe quel texte standard dans chaque lettre envoyée: souhaits, contacts ou nom de l'entreprise. Microsoft Outlook 2007 vous permet de créer plusieurs de ces entrées et de les connecter à des boîtes aux lettres spécifiques. Il existe deux manières d'appeler la fenêtre de création d'une nouvelle signature. La première est la suivante:
- Sur la barre d'outils, cliquez sur le bouton "Créer".
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet "Insérer".
- Appuyez sur le bouton "Signature" et sélectionnez le sous-élément "Signatures".
Pour créer une signature de la deuxième manière, il vous faut:
- Allez dans le menu "Service", sélectionnez le sous-point "Options".
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, allez dans l'onglet "Message" et cliquez sur le bouton "Signatures".
La création d'une nouvelle signature se fait selon l'algorithme suivant:
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le bouton "Créer". Dans la nouvelle fenêtre, saisissez le nom du futur texte.
- Dans la moitié inférieure de la fenêtre principale, saisissez le texte requis et formatez-le à l'aide du panneau du même nom au-dessus du champ de texte. Vous pouvez également insérer n'importe quelle image, carte de visite ou lien vers un document html.
Comment configurer Outlook 2007 pour insérer automatiquement une signature dans un message
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez:
- Sélectionnez le nom de l'insert souhaité dans la liste de gauche.
- Dans la liste de droite, sélectionnez quel compte l'utilisera et dans quels cas il sera inséré (nouveaux messages ou réponse à une lettre envoyée).
Ceci termine la méthode de configuration de l'insertion automatique de signature dans Outlook.
Réponse automatique aux messages
Cette fonctionnalité vous permet de répondre aux e-mails entrants provenant d'expéditeurs spécifiques ou de n'importe quel expéditeur avec une entrée pré-préparée. Pour le créer, vous avez besoin de:
- Dans le menu "Fichier", sélectionnez "Créer" et "Message" ou utilisez la "raccourci clavier" Ctrl + N.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez tout le texte requis.
- Enregistrer sous.oft (modèle Outlook) à l'aide de la commande Enregistrer sous….
L'algorithme de configuration de la réponse automatique dans Outlook 2007 est le suivantchemin:
- Parmi les menus principaux, sélectionnez "Service" > "Règles et alertes".
- Dans une nouvelle fenêtre, cliquez LMB sur le bouton "Nouveau…".
- Dans la première boîte de dialogue "Assistant de règles", sélectionnez la ligne "Vérifier les messages à la réception" et cliquez sur "Suivant".
- Dans la deuxième boîte de dialogue de l'"Assistant", cochez la case "Adressé uniquement à moi" et cliquez à nouveau sur "Suivant".
- Dans la troisième fenêtre, cochez la case "Répondre en utilisant le modèle spécifié". Dans le bloc "Étape 2", cliquez sur les mots surlignés en bleu et sélectionnez un fichier pré-créé avec l'extension.oft.
- Dans la quatrième fenêtre, spécifiez les exceptions pour la réponse automatique.
- Dans la dernière fenêtre, entrez le nom de la règle et mettez une coche à côté de "Activer la règle" pour commencer son travail.
Pour modifier ou supprimer la règle créée, vous devez cliquer sur les boutons du même nom dans la fenêtre "Règles et notifications". Voici comment configurer la réponse automatique dans Outlook 2007.
Changement d'heure
En plus des possibilités de travailler avec le courrier, Outlook contient un organisateur avec un calendrier. Parfois, l'organisateur affiche l'heure au format 12 heures adopté aux États-Unis. Il n'existe aucun moyen intégré de régler l'heure dans Outlook au format habituel de 24 heures, car le programme dépend des paramètres du système d'exploitation Windows. Pour les changer, vous avez besoin de:
- Allez dans "Panneau de configuration" et allez dans "Options régionales et linguistiques" ou "Langue" pour Windows 8.
- Pour WindowsXP: "Paramètres" > Onglet "Heure"> sélectionnez le format de l'heure hh:mm:ss tt ou HH:mm:ss pour les heures 12 et 24 heures respectivement.
- Pour Windows 7: premier onglet > bouton "Plus d'options" > "Heure". Entrez ou sélectionnez les valeurs de la première étape dans les lignes correspondantes.
- Pour Windows 8: "Langue"> "Modifier le format de la date, etc." > "Paramètres supplémentaires"> "Heure".
- Appuyez sur "OK" pour enregistrer les paramètres.
Ceci termine le réglage de l'heure.
Alertes
Un client de messagerie qui n'informe pas son utilisateur des nouveaux messages est un ensemble inutile de jolies fenêtres. Il est facile de configurer des alertes dans Outlook selon les besoins. Pour ce faire, vous avez besoin de:
- Ouvrez la fenêtre "Options" et cliquez sur le bouton "Options de messagerie" dans le premier onglet.
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur "Plus d'options".
- Dans la nouvelle fenêtre du bloc "Lorsqu'un nouveau message est reçu dans le dossier Boîte de réception", cochez les formulaires de notification souhaités.
- Pour modifier les paramètres de la notification contextuelle sur le "Bureau", cliquez sur le bouton "Paramètres des notifications sur le bureau …". Vous pouvez modifier sa transparence et sa durée d'affichage.
Il existe autant de façons de configurer diverses fonctionnalités dans Outlook qu'il y en a elles-mêmes. Mais cette procédure est assez simple à gérer pour un utilisateur normal.
