La plupart des entreprises modernes restent en contact avec leurs clients grâce à l'utilisation d'Internet: e-mail, réseaux sociaux et messageries instantanées. Cela facilite grandement le processus de contact avec le public, mais pose également certains problèmes de sécurité et de confiance. Les fraudeurs peuvent utiliser le nom de l'organisation pour tromper les utilisateurs. Par conséquent, les comptes des entreprises doivent être uniques et confirmer leur caractère officiel. Pour cela, des adresses e-mail d'entreprise avec le domaine de l'entreprise sont utilisées. Ils permettent non seulement de confirmer que ce canal de communication mène directement à l'organisation, mais aussi de souligner son sérieux et sa représentativité.
Courrier d'entreprise: définition et création
Si vous réfléchissez à la façon de créer un e-mail d'entreprise, il sera utile de comprendre d'abord ce que c'est et comment vous pouvez résoudre le problème.
Le courrier d'entreprise est un tel système d'adresses de courrier électronique, qui est géré par l'administration de l'entreprise,a un domaine distinct dans l'adresse après le signe @ et dispose de certaines ressources dédiées pour faire des affaires: un calendrier partagé, un stockage en nuage, un envoi automatique. Ce courrier offre d'autres options, telles que la gestion des comptes des employés, leur création et l'utilisation d'adresses de boîte aux lettres courtes et simples.
De nombreux hébergeurs proposent leurs propres services de messagerie d'entreprise à leurs clients. Vous pouvez également créer un serveur de messagerie en achetant du matériel spécial ou en l'hébergant sur un serveur cloud. Mais peut-être que le moyen le plus simple et le moins cher est d'utiliser les services de grands services de messagerie de Google ou Yandex.
Enregistrement de domaine
La première chose à laquelle penser après la question "comment créer une messagerie d'entreprise avec votre propre domaine" est de créer votre propre domaine. Vous pouvez le faire avec des bureaux d'enregistrement spéciaux ou des hébergeurs qui louent des noms de domaine. Pour ce faire, vous devez choisir dans quelle zone se trouvera votre domaine. Aujourd'hui, il en existe un grand nombre: des nationaux (.ru,.ua,.de) et territoriaux (.su,.eu) à ceux liés aux professions et aux intérêts (.online,.run,.website,.club,.jeu,.emplois). Il existe plus de 1 000 zones différentes et le prix de location peut varier de 100 à des centaines de milliers de roubles, selon l'exclusivité et la rareté de la zone.
De plus, si le nom de domaine souhaité est déjà pris, vous pouvez essayer de l'acheter, mais le prix d'émission sera alors d'au moins plusieurs dizaines de milliers de roubles. Mais cela en vaut la peine si vous envisagez également de créer ou de transférer un site sous cedomaine.
Une fois que vous avez réussi à créer un domaine de messagerie d'entreprise, vous pouvez penser au travail du serveur de messagerie.
Moteur de serveur de messagerie avec votre domaine
Pour commencer à créer du courrier, vous devez comprendre au moins les bases du serveur de messagerie.
Un serveur de messagerie est nécessaire pour envoyer et recevoir des e-mails. Il utilise des paramètres de domaine spécifiques pour établir une connexion avec le serveur du destinataire. Ces paramètres sont appelés enregistrements MX et fournissent des informations au programme sur les serveurs qui acceptent le courrier entrant pour un domaine donné. Pour recevoir des messages, le serveur contacte également le domaine de l'expéditeur et analyse les données des enregistrements SPF qui indiquent quel serveur peut utiliser le domaine pour envoyer des messages. Le domaine est également vérifié par la présence d'une clé DKIM confirmant la sécurité de la source.
Votre domaine doit donc avoir des valeurs MX et SPF correctes dans le DNS afin de fonctionner avec le serveur de messagerie. Il existe un grand nombre de serveurs de messagerie, mais les plus accessibles, fiables et sécurisés sont en même temps les plus populaires - ce sont les services Google et Yandex. Leurs avantages sont l'hébergement gratuit (permanent pour Yandex et 2 semaines pour Google) d'un serveur de messagerie pour un domaine, un support professionnel et rapide, un support constant pour travailler avec le courrier.
Comment créer un courrier d'entreprise dans Google ?
Commencez à utiliser la messagerie d'entreprisede Google est possible après s'être enregistré dans un service spécial pour les entreprises - G Suite. Pour ce faire, rendez-vous sur la page de service et indiquez les données suivantes:
- Nom de l'entreprise.
- Nombre d'employés.
- Nom de domaine (s'il n'est pas disponible, vous pouvez vous inscrire directement depuis la page de service).
- Numéro de téléphone.
- L'adresse postale que vous vérifiez régulièrement.
Après l'inscription, l'utilisateur a la possibilité de configurer davantage la messagerie d'entreprise.
Mais tout d'abord, vous devez confirmer la propriété du domaine. Il est pratique que Google détermine le bureau d'enregistrement et fasse des recommandations sur la configuration du DNS avec lui pour confirmation. Cela peut être fait de 4 façons:
- Via l'enregistrement TXT.
- Via CNAME.
- Via l'enregistrement MX.
- Via le code HTML sur le site (le cas échéant).
La première méthode consiste à ajouter un enregistrement de contrôle TXT dans les paramètres DNS du domaine, qui sera fourni par G Suite. Les deuxième et troisième méthodes ne diffèrent de la première que par le type d'enregistrement. Et la quatrième ne peut être effectuée que si vous avez un site Web: vous devez créer une page avec un nom spécifique (défini par le service) et y ajouter le code de vérification spécifié.
Après confirmation, les paramètres de messagerie d'entreprise deviennent disponibles.
Paramètres et fonctionnalités de la messagerie Google
Google propose de nombreux paramètres et fonctionnalités avancés différents à personnaliser, qui sont tous payants. Veuillez noter:
- Premièrement, pourPour une sécurité renforcée, vous pouvez activer des fonctionnalités telles que l'authentification unique. Cela vous permet d'autoriser les employés des comptes de messagerie utilisant une page Web à se connecter spécifiquement à ces personnes. Ou, par exemple, la gestion des mots de passe, qui vous permettra de récupérer ou de changer les mots de passe des employés perdus. Ainsi que la gestion de l'API Google, qui permet de désactiver les services tiers depuis la boîte aux lettres et le drive.
- Deuxièmement, vous pouvez ajouter des utilisateurs au système de messagerie. Pour ce faire, vous devez cliquer sur l'icône «+» dans le panneau correspondant et saisir les informations sur l'employé, en indiquant une nouvelle adresse postale dans votre système et en définissant le mot de passe d'origine. Grâce à ces données, il pourra se connecter à son compte d'entreprise.
- Troisièmement, vous pouvez créer des alias pour les adresses e-mail si nécessaire. C'est-à-dire les deuxièmes adresses, dont les lettres seront transmises à l'originale.
- Quatrièmement, il est possible d'organiser des groupes et des envois de masse pour que les employés puissent communiquer.
En plus d'un compte de messagerie, tous les employés recevront au moins 30 Go d'espace disque, un calendrier synchronisé, un compte Google+ et l'accès à tous les services Google.
Comment créer un courrier d'entreprise dans Yandex ?
Pour ce faire, vous devez suivre presque les mêmes étapes que pour le service Google. Vous devez enregistrer un domaine dans Yandex. Mail, confirmer qu'il vous appartient (via le code html et via les paramètres MX) et procéder aux réglages.
Il y a une légère différence -"Yandex" propose à l'utilisateur de déléguer son domaine sous le contrôle du géant de la recherche afin d'éviter les paramétrages DNS manuels. Cela peut être fait via le site Web du bureau d'enregistrement, en suivant les instructions détaillées de Yandex.
Après avoir fait tout cela, vous pouvez commencer à découvrir toutes les possibilités de messagerie gratuite pour un domaine de Yandex.
Paramètres et options pour Yandex mail
La première chose que Yandex proposera de faire est d'ajouter un enregistrement DKIM pour votre domaine afin que les e-mails soient plus efficacement vérifiés pour le spam.
La création de comptes pour les employés est également facile ici: il suffit d'entrer le nom, l'adresse et le mot de passe initial. Ces informations vous aideront à vous connecter à votre compte. L'administration du compte vous permet de modifier les données personnelles, de modifier le mot de passe et le statut d'utilisateur dans le système de l'entreprise.
"Yandex" vous permet de créer jusqu'à 1000 adresses postales, leurs propriétaires d'utiliser l'espace disque et d'autres services en tant qu'utilisateur normal. Et l'administrateur peut créer des envois de masse et des chats, des alias d'adresse et une authentification unique.
Résultat
Passer l'étape importante de décider de créer un courrier d'entreprise sur la voie de la constitution d'une équipe représentative et solide, reconnue et avec qui on veut faire affaire, c'est ce que toute entreprise en herbe devrait s'efforcer d'atteindre. Et cela ne nécessite pas de gros investissements: en utilisant l'hébergement de messagerie des deux plus grandes entreprises dans le domaine de l'Internettechnologies, vous pouvez organiser votre propre système de messagerie d'entreprise. De plus, si les restrictions du "Yandex" gratuit sont devenues tangibles pour l'entreprise, il existe alors la possibilité d'une intégration sans douleur avec le service payant G Suite, dans lequel ces lacunes sont supprimées.
