E-mail, en raison du grand nombre d'avantages par rapport aux lettres papier, est depuis longtemps devenu l'un des principaux types de communication. Cependant, comme beaucoup d'autres innovations technologiques, ce type de communication a ses propres règles. Malgré le fait que la communication via le courrier Internet est devenue une partie intégrante de nombreux domaines de la vie, la plupart des utilisateurs ne seront pas en mesure de répondre à la question de savoir quels sont les composants d'un e-mail.
Structure des e-mails du point de vue de l'utilisateur
Les e-mails sont à la fois similaires et très différents des lettres papier familières à l'ancienne génération. Mais quel que soit le service de messagerie, la structure de messagerie est toujours la même. Énumérons les composants d'un e-mail, en décrivant brièvement chacun d'eux:
- Champ "À". Ce champ contient l'adresse du destinataire. S'il y a plusieurs destinataires, séparez-les par un point-virgule.
- Le champ "Objet". Dans de nombreux services de messagerie, il est considéré comme obligatoire. Et il sera plus facile pour les utilisateurs de trouver la lettre si le sujet y est correctement indiqué.
- Le corps de la lettre. Le corps de l'e-mail contient le texte principal.
Composants de messagerie cachés
Nous avons examiné la structure visible de la lettre. Mais en plus des éléments visibles à l'œil nu, les champs suivants peuvent également être attribués aux composants d'un email:
- de qui (ce champ est rempli automatiquement);
- copie (en plus du destinataire principal, une copie de la lettre est envoyée à quelqu'un d'autre);
- copie cachée (utilisée si une copie de la lettre doit être envoyée sans en informer le destinataire principal);
- pièces jointes.
Composants de messagerie d'un point de vue technique
D'un point de vue technique, tout e-mail comprend également les éléments suivants:
- En-têtes, ou, comme on les appelle aussi, enveloppes du protocole SMTP. Ces en-têtes peuvent ou non être inclus dans le corps de l'e-mail. Autrement dit, une situation est possible lorsque le serveur de messagerie dispose de plus d'informations que ce qui est indiqué dans le corps du message. L'en-tête contient les adresses de l'expéditeur, des destinataires et l'adresse de l'hôte d'envoi.
- Le message lui-même, qui est dans le langage des protocoles SMTPappelée Données. Il est à son tour subdivisé en:
- en-tête de la lettre - par analogie avec le courrier papier, il contient des données sur les serveurs de messagerie par lesquels la lettre est passée, et quelques autres informations;
- le corps de la lettre - le texte de la lettre elle-même.
Structure de courrier électronique pour la correspondance commerciale
Si jusqu'à présent nous parlions de la structure d'un e-mail d'un point de vue technique, intéressons-nous maintenant aux éléments d'un e-mail bien rédigé pour la correspondance commerciale, car toute entreprise qui se respecte essaie de s'y conformer avec les normes de communication généralement acceptées.
Bien qu'il existe un grand nombre de classifications différentes de messages électroniques, ils sont divisés en deux groupes selon la structure de conception. Le premier groupe est constitué de lettres de communication, elles sont utilisées dans le cadre du travail. Le second est des lettres d'entente: des messages qui résument la rencontre, indiquent les délais de réalisation des travaux et d'autres aspects importants pour clarifier les actions requises de chacune des parties.
Énumérons séparément les composants de chaque type d'e-mail.
Lettre-communication
Sa structure doit inclure:
- L'objet de l'e-mail. Dans ce champ, il est préférable d'indiquer exactement ce que vous attendez de l'hôte, comme convenir d'une heure de rendez-vous, d'une liste de points à considérer, etc.
- Salutations. Même si la lettre est prévue pour être envoyée à plusieurs personnes,l'éthique de la communication d'entreprise implique le salut obligatoire des destinataires.
- Contenu du message. Le texte réel de l'e-mail, qui décrit la demande aussi précisément que possible.
- Signature corporative. Un point que beaucoup de gens oublient. Un modèle de signature correctement composé comprend le nom complet et la fonction de l'auteur, ses coordonnées (numéro de téléphone, liens vers le site Web de l'entreprise, e-mail, etc.). La signature peut varier en fonction des règles et règlements adoptés par l'organisation.
- Champs "À" et "Cc". Ils sont listés en dernier pour une raison - en les remplissant en dernier, vous exclurez la possibilité d'envoyer un message inachevé ou non vérifié.
Lettre d'accord
Comme mentionné ci-dessus, ce type de message électronique est utilisé pour résumer les résultats de la réunion, indiquer le plan d'action de chaque côté et fixer des délais. Ces lettres sont une sorte de "protocole" de réunions et vous permettent de structurer facilement les informations. Une lettre de ce type est construite selon le plan:
- Salutations. Si le nombre de participants à la réunion résumé dans la lettre était petit, vous pouvez lister tout le monde par leur nom ou utiliser un type de salutation généralisé.
- Répétez le but de la réunion, dont les résultats sont résumés dans la lettre.
- Liste des questions qui ont été discutées lors de la réunion. Pour chaque enjeu, les accords, décisions et délais de mise en œuvre sont indiqués.
- Liste des problèmes qui ne nécessitent pas de résolution urgente, mais qui ne doivent pas être négligés.
- Clarifier l'opinion des participants à la réunion - est-ce que tout est pris en compte ?
- Modèle de signature.
