La plupart des utilisateurs ordinaires utilisent le courrier électronique directement sur le site. La fonctionnalité qu'il fournit est suffisante pour créer et recevoir des e-mails. Mais que se passe-t-il si vous devez envoyer la même lettre à un grand nombre de personnes, vous devez envoyer un certain message à un moment précis, continuer à envoyer des lettres sans la participation d'une personne alors qu'elle se prélasse sur la plage en vacances ? Dans de tels cas, toutes sortes de programmes et de services de publipostage automatique viennent à la rescousse. Ils diffèrent par leurs fonctionnalités, payantes / gratuites, leurs caractéristiques de travail et de nombreux autres facteurs, mais ce qui les unit, c'est qu'ils n'ont pas besoin de la présence constante d'une personne pour travailler. Les e-mails peuvent être envoyés 24 heures sur 24 avec différents intervalles réglables.
Pourquoi avons-nous besoin de newsletters ?
L'opinion selon laquelle le site Web est l'outil de marketing principal et le plus efficace est loin d'être la vérité. La plupart des acheteurs d'un produit ou d'un service à un seulvisiter une page Web n'est pas encore prêt à prendre une décision d'achat. Les raisons peuvent être différentes, et ce n'est pas en dernier lieu l'oubli banal. Les clients ne se souviennent tout simplement pas d'avoir vu quelque chose qui a attiré leur attention. Certains acheteurs potentiels doivent se rappeler à plusieurs reprises d'eux-mêmes jusqu'à ce qu'ils effectuent finalement un achat. Et l'e-mail automatique envoyé sert de rappel.
Possibilités de clients et services de messagerie
Il existe de nombreux programmes et services d'envoi automatique de correspondance, payants et gratuits. Leur fonctionnalité ne se limite pas à l'envoi de lettres sans intervention humaine, ses capacités sont bien plus larges:
- Avant un envoi massif, l'efficacité des courriers peut être testée sur un groupe d'utilisateurs sélectionnés en étudiant les statistiques d'envoi et de livraison de ces courriers, l'activité des clients après les avoir reçus.
- Les services vous permettent de mettre à jour régulièrement la liste des abonnés en traitant les messages de service concernant les erreurs de livraison. Ainsi, les ressources système ne sont pas gaspillées en envois inutiles vers des adresses qui n'existent plus.
- Les données statistiques sur les clics sur les liens dans les e-mails aideront à évaluer l'efficacité d'une campagne publicitaire.
- La technologie intégrée pour déterminer l'emplacement des abonnés vous permettra de sélectionner les lettres à envoyer en fonction de la géographie.
- La base pour l'envoi de lettres peut être réapprovisionnée de différentes manières automatiques, par exemple en scannantsites sur le Web.
Les réponses automatiques aux lettres sont également configurées. Cela sera utile, par exemple, en partant. La personne qui l'a écrite peut être informée que la lettre a été reçue, mais la réponse sera à son retour après un certain temps. S'il y a eu un changement dans l'adresse e-mail, il est très facile de recevoir le courrier envoyé à l'ancienne adresse - il suffit de configurer le transfert. Mais comment faire savoir à tous ceux qui écrivent que l'ancienne adresse n'est plus pertinente, et que la prochaine fois il vaut mieux écrire directement à une autre ? Et l'écriture automatique vous y aidera.
Ces programmes ont généralement des modèles de lettres typiques qui peuvent être facilement modifiés pour répondre à vos besoins. Grâce à tout cela, le publipostage automatique vous permet de promouvoir des biens et des services avec un minimum de temps et d'argent consacré à la publicité, au traitement et à l'analyse de la correspondance.
Envoyer quoi ?
Les lettres les plus populaires sont les salutations (par exemple, après s'être inscrit sur la ressource) et la gratitude (par exemple, pour une commande parfaite ou une coopération à long terme avec une entreprise).
Les salutations sont les lettres les plus lues. Les gens ont l'habitude de les voir, la plupart d'entre eux les ouvrent à la recherche d'informations utiles ou intéressantes.
Les lettres de remerciement peuvent contenir des informations sur la commande, le mode de livraison, diverses promotions et remises pour les clients réguliers. Tout cela attire les gens, et ces lettres, en règle générale, sont également lues ou du moins consultées avec désinvolture.
L'écriture automatique peutproposer des produits en rapport avec ceux qu'une personne a achetés, ou qui l'intéressaient. Les lettres vous permettront de féliciter, par exemple, un joyeux anniversaire, en faisant une offre avantageuse individuelle.
Pour travailler avec des problèmes clients complexes, bien sûr, des spécialistes seront déjà nécessaires. Mais les problèmes plus simples, grâce aux lettres automatiques, peuvent être résolus 24 heures sur 24 et quotidiennement lorsque les utilisateurs en ont besoin.
Parmi toute la variété de programmes et de services, le programme Outlook de Microsoft est bien connu, donc les méthodes de création de listes de diffusion, de réponses automatiques et de transfert de certaines lettres à d'autres adresses seront considérées à l'aide de son exemple.
Newsletter
Pour envoyer une lettre à un grand groupe de personnes, il n'est pas nécessaire de les ajouter manuellement à la liste de diffusion à chaque fois. Pour ce faire, vous pouvez créer une liste de diffusion. Dans l'onglet "principal" du programme, vous devez sélectionner l'élément "créer un groupe de contacts", puis spécifier un nom pour ce groupe et y ajouter des membres. La liste des participants et le nom du groupe, si nécessaire, sont édités ou supprimés complètement. Le même contact peut être inclus dans un nombre arbitrairement grand de groupes d'utilisateurs auxquels un envoi automatique sera effectué. Cela fait gagner beaucoup de temps.
Écriture automatique: comment faire
Parfois, il est nécessaire d'envoyer une lettre automatique à une heure strictement définie, et en l'absence de l'expéditeur lui-même à l'ordinateur. L'envoi automatique d'e-mails dans Outlook vous permet de faire exactement cela. Vous devriez écrire une lettre ordinairejoignez-y les fichiers que vous voulez, spécifiez le ou les destinataires ou la liste de diffusion, puis allez dans la section du menu "options". Plus loin dans cette section, l'élément "retarder la livraison" est sélectionné, puis - "ne pas livrer avant". Ensuite, tous les paramètres nécessaires sont configurés, y compris la date et l'heure d'envoi de la lettre, la présence ou l'absence de notifications de livraison et de lecture, etc.
Après avoir spécifié toutes les données nécessaires, envoyez un e-mail. Il sera enregistré dans le dossier des lettres envoyées, mais il n'ira réellement au destinataire qu'au jour et à l'heure spécifiés. Il est important qu'à ce moment-là, l'ordinateur soit allumé, que le programme y soit exécuté et qu'il y ait également une connexion Internet. Si ces conditions n'ont pas été créées au bon moment, l'envoi automatique des lettres se produira au moment où elles seront finalement remplies. Ce n'est pas très pratique, mais vous ne pouvez rien y faire.
Transférer automatiquement les e-mails Outlook
Il y a deux façons d'envoyer des lettres du premier destinataire à d'autres - le transfert et la redirection. Les lettres transmises se distinguent par la présence de l'abréviation FW dans l'objet, et le destinataire voit à partir de quelle adresse la lettre a été initialement envoyée et à partir de laquelle elle lui a ensuite été transmise. La redirection n'est pas perceptible pour le destinataire, il voit la lettre comme envoyée par le premier expéditeur.
Contrôle de transfert
Vous pouvez configurer soit le transfert d'absolument tous les messages, soit créer des règles régissant ce qui doit être transféré et quand. Dans ce cas, les messages transférés sont stockés dans le dossier"Boîte de réception". Le programme analyse la lettre envoyée, et si elle remplit les conditions spécifiées dans les règles, alors il exécute l'action spécifiée par cette règle. Cela peut être non seulement le transfert automatique des lettres ou une réponse à celles-ci, mais également le déplacement vers un dossier spécifique, c'est-à-dire le tri, la suppression, etc.
Pour créer des règles de traitement de la correspondance entrante, vous devez sélectionner l'élément "règles" dans l'onglet principal du programme. De plus, dans le menu "gérer les règles et les alertes", les algorithmes de traitement des courriers reçus sont déjà directement paramétrés.
Retour refusé
Certains e-mails ne peuvent pas être transférés - cela se produit lorsque l'expéditeur a placé une protection sur l'e-mail qu'il envoie, empêchant le destinataire de partager cette information avec quelqu'un d'autre. Une telle restriction n'est supprimée que par l'expéditeur, le destinataire ne pourra en aucun cas le faire.
Également dans les entreprises, l'administrateur système peut définir ses propres règles qui restreignent ou interdisent le transfert complet des lettres en dehors du réseau de l'entreprise, et parfois même à l'intérieur de celui-ci. Ceci est fait pour protéger les informations de l'entreprise.
Réponses automatiques
Si le destinataire est absent en raison d'un voyage d'affaires, de vacances, d'une maladie ou pour toute autre raison, des réponses automatiques aux lettres peuvent être mises en place. Si le courrier se trouve sur un service de messagerie d'entreprise, vous pouvez également créer des réponses différentes aux lettres provenant d'autres employés de l'entreprise et à celles reçues de l'extérieur.
Pour activer cette fonction, dans le menu du programme dans la section "fichier", sélectionnez l'élément "réponses automatiques", où vous devez sélectionner "envoyer des réponses automatiques". Dans cette section, le texte des lettres est écrit, et la période pendant laquelle ces réponses seront envoyées est indiquée. Si l'utilisateur est en ligne avant la fin de cette période, il sera invité à désactiver la fonctionnalité.
Pendant la durée de validité des réponses automatiques, vous pouvez définir des règles de traitement des courriers, par exemple pour les transmettre à d'autres employés de l'entreprise qui peuvent résoudre les problèmes survenus, etc.
Une aide détaillée est disponible dans le programme, ainsi que des info-bulles pour éviter les erreurs courantes lors de l'utilisation.
